Was viele Unternehmen nicht wissen: Finden die Feiern „mit Anhang“ statt, müssen die Kosten für die mitgebrachte Begleitperson dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet werden. Eine pauschale Verteilung auf alle Mitarbeitenden sei nicht zulässig. Gut beraten ist also, wer gründlich plant und alle Kosten genau kalkuliert.
Zwei Feiern sind erlaubt
Grundsätzlich gilt: Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsfeier sind bis zu einem Betrag von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter und Veranstaltung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. „Der Freibetrag gilt pro Mitarbeiterkopf und schließt sämtliche Kosten der Feier ein – von Speisen und Getränken bis hin zur Raummiete oder den Ausgaben für ein Unterhaltungsprogramm“, erklärt Steuerberater Bernhard M. Kinzinger. „Gerade die Einbeziehung der Kosten für Begleitpersonen werde häufig unterschätzt und könne schnell zu einer Überschreitung führen“, warnt er. Zudem können die Gesamtkosten nur auf diejenigen Mitarbeiter verteilt werden, die auch tatsächlich an der Feier teilnehmen. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr, also beispielsweise für eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest. Wenn nur eine Veranstaltung stattfindet, bleibt es für diese Veranstaltung beim Freibetrag von 110 Euro; die beiden Freibeträge werden nicht addiert.
Gestaltungsmöglichkeiten für Arbeitgeber
Wird der Freibetrag überschritten, unterliegt der übersteigende Anteil der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Eine Gestaltungsmöglichkeit für Arbeitgeber bietet die pauschale Versteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG, die es dem Arbeitgeber erlaubt, die entstehende Steuerlast selbst zu übernehmen und so die Feier für die Beschäftigten steuerfrei zu halten. „Gerade bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, frühzeitig zu prüfen, ob eine Pauschalversteuerung sinnvoll ist – sonst wird aus dem gut gemeinten Weihnachtsgeschenk schnell ein steuerpflichtiger Vorteil für den Arbeitnehmer“, so Kinzinger.
Beispiel:
Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 Euro. Der Teilnehmerkreis setzt sich aus 75 Arbeitnehmern zusammen, von denen 25 von je einer Person begleitet werden.
Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein Betrag von 100 Euro entfällt. Der auf die Begleitpersonen entfallende Anteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der nicht steuerpflichtig ist, da er unterhalb des Freibetrags von 110 Euro liegt. Bei 25 Arbeitnehmern (mit Begleitperson) beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro beträgt der steuerpflichtige geldwerte Vorteil 90 Euro.
Teilnahme und Versicherung
Für Arbeitnehmer gilt: Eine Teilnahmepflicht in der Regel besteht nicht. Findet die Feier jedoch während der Arbeitszeit und als „offizielle“ Veranstaltung statt, müssen Nicht-Teilnehmende trotzdem ihrer Arbeitspflicht nachkommen. Findet die Weihnachtsfeier außerhalb der Arbeitszeit statt, entsteht grundsätzlich kein Anspruch auf Ausgleichszahlungen.
Ein zentraler Punkt ist der gesetzliche Unfallversicherungsschutz: Damit er greift, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, etwa dass die Betriebsfeier von der Unternehmensleitung veranstaltet oder gebilligt ist, dass sie allen Mitarbeitenden offensteht, und dass ein wesentlicher Teil der Belegschaft teilnimmt. Wird beispielsweise im Anschluss an die offizielle Feier in kleiner Runde „weitergefeiert“, ist dies nicht versichert – gleiches gilt bei erheblichem Alkoholkonsum oder wenn Gäste sich ohne betrieblichen Bezug verletzen.
Anspruch auf Weihnachtsfeier
Arbeitgeber sollten zudem Folgendes wissen: Sie sind nicht verpflichtet, eine Weihnachtsfeier auszurichten. Allerdings kann durch jahrelange Wiederholung eine sogenannte „betriebliche Übung“ entstehen. In diesem Fall haben Beschäftigte künftig einen Anspruch auf Fortführung. „Arbeitgeber sollten daher unbedingt in den Einladungen einen klaren Freiwilligkeitsvorbehalt formulieren“, rät Kinzinger. So lässt sich vermeiden, dass eine einmalige Geste zur dauerhaften Verpflichtung wird.
Kosten sorgfältig ermitteln
„Bei der Planung der Feier sollten Unternehmen gründlich prüfen, ob alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, und die anfallenden Kosten sorgfältig ermitteln“, sagt Kinzinger abschließend. Richtig geplant sei die Weihnachtsfeier nicht nur ein schönes Dankeschön für die Belegschaft, sondern auch steuerlich und rechtlich sauber umsetzbar. Auch Gestaltungsspielräume lassen sich so optimal nutzen.
Unser Autor: Bernhard M. Kinzinger, RTG Dr. Böhmer & Partner, Ludwigshafen (Foto: Fotostudio Backofen)